IMG 9224В некоторых проектах участие специалистов заказчика не только необходимо, в качестве экспертного мнения, но и, способно поставить сложные интересные задачи нашей проектной команде по разработке совершенно новых аналитических приложений, отборов и отчетов.

Мы решили рассказать о нашей совместной разработке с финансовым департаментом компании «ЕМК Альянс» в формате небольшого интервью. С заместителем директора по финансам, Юлией Синявской, побеседовала наш бизнес-аналитик Анастасия Славинская.

Юлия, вы работаете в ЕМК Альянс на позиции заместителя директора по финансам, расскажите о ИТ-продуктах внедряемых в компании, какие из них поспособствовали интенсивному развитию компании?

Наша компания огромное внимание уделяет автоматизации всех процессов. Это позволяет выполнять намного больше действий в единицу времени, нежели при выполнении ручных  операций. Среди основных продуктов, используемых в компании – это 1С:8 Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), 1С:8 Предприятие (бухгалтерия). Эти программы используются для систематизации работы  всех подразделений. Кроме  того, внедрена система аналитики Qlik Sense, цель которой заключается в обеспечении руководящего состава оперативной и своевременной информацией.

Как вы оцениваете роль анализа данных в производственной и торговой отрасли? Насколько владение реальным положением дел помогает принимать более выверенные управленческие решения?

Анализ  данных – это одно из наших конкурентных преимуществ. Ведь в наш век, когда ежедневно появляются новые технологии, продукты, конкуренты понимать текущее положение дел – это залог успеха. Благодаря использованию аналитической системы мы на любую проблему можем посмотреть с нескольких сторон, оценить и  выработать решение.  И все это делается в режиме онлайн. Нет необходимости ждать неделями, пока подразделения составят отчеты за прошедшие периоды. Ведь пока они работают над отчетами – время уходит, а проблема разрастается.

Каковы предпосылки для старта проекта по внедрению BI системы? Как менеджмент компании пришел к потребности в бизнес-аналитике?

Потребность в бизнес-аналитике появилась ровно в тот момент, когда топ-менеджмент осознал, что уже не в состоянии все контролировать. Обороты выросли, штат увеличился, товарно-денежные потоки стали сложнее и за всем этим нужно было следить. Нужно ранжировать менеджеров, клиентов, продукты – руками ты всего не сделаешь, а  внедрение аналитики позволит все эти проблемы решить.

Расскажите о наборе приложений с которыми работает персонал компании.

На текущий момент у нас разработано 8 приложений, работают с ними сотрудники исходя из своего функционала и уровня доступа к тому или иному приложению. Специально для собственников у нас разработано 2  блока – это  «Анализ финансов» и «Плановый доход». Эти приложения позволяют  отслеживать текущую финансовую ситуацию и прогнозировать предполагаемый размер дохода в разрезе периодов, исходя из текущего количества заявок в работе, контролировать выполнение планов. Приложения «Анализ продаж», «Анализ CMR», «Воронка продаж», «Анализ Call-центра», «KPI для ВЭД», «Анализ маркетинга»  призваны отражать текущую ситуацию по работе коммерческой службы: отслеживать загруженность сотрудников, контролировать  выполнение планов, анализировать активность в разрезе периодов. На текущий момент у нас через  Qlik Sense ведется анализ всех подразделений предприятия, что позволяет все держать под контролем.

Наиболее интересным для вас, как для заместителя директора по финансам, является функционал приложения "Анализ Финансов". Что удалось упростить в рутинных операциях, какие отборы и алгоритмы поспособствовали оптимизации финансов в компании?

«Анализ финансов»  - это одно из последних реализованных приложений, с его помощью на основании данных из 1С в режиме онлайн я вижу «Платежный календарь», могу прогнозировать с точностью до конкретного дня  возникновение кассовых разрывов и их размеры.  «Анализ движение денежных средств» позволяет анализировать на какие цели и в каких размерах были направлены те или иные суммы. «Анализ доходов и расходов» в различных аналитических разрезах (по проектам, по направлениям, по подразделениям и т.д.) позволяет прогнозировать «прибыльность» бизнеса в целом, оценить точку безубыточности компании, анализировать налоговую нагрузку.

Реализация данного приложения свела весь финансовый анализ лишь к анализу (как оно и должно быть). Возникла потребность проанализировать затраты текущего месяца – открыл приложение и посмотрел. Не нужно просить сотрудников подготовить отчеты, собрать данные, свести их воедино, да еще и разложить по аналитическим разрезам. Все делает система.

В приложении по финансам вы анализируете доходы и расходы за периоды, какие интересные закономерности и взаимосвязи удалось выявить?

Не имею права рассказывать о каких-либо закономерностях, но хочу отметить, что полученный результат был неожиданностью для руководящего состава. Ведь когда все считается «ручным способом» всегда есть вероятность ошибки, да и всю аналитику руками не выстроишь.

Добавлена мультивалютность и сверять остатки по периодам стало еще проще и удобнее. Как вам упростила аналитика подготовку и формирование отчетов?

После внедрения приложения я уже не занимаюсь подготовкой и формированием отчетности. Все есть в приложении, оно постоянно обновляется. Как только появляются данные в 1С, они отражаются и в отчетах. Конечно, требуется контроль и проверка данных на корректность, данные-то в систему вносят не роботы, всегда есть вероятность человеческой ошибки. Но вместо составления отчета несколькими сотрудниками на протяжении нескольких дней, сейчас подготовка отчета занимается 30-40 минут максимум.

Легко ли вам было простроить логику отборов, цепочки связей для построения приложения. Какие источники данных были применены? Проводили ли предварительную подготовку (чистку, настройку) баз данных?

Логику отборов было выстроить просто, но лишь потому, что уже множество проектов реализовано со специалистами А2. Если бы это приложение было одним из первых, думаю, мы на него потратили куда больше времени. Самая кропотливая и время затратная работа при внедрении аналитики – это чистка базы данных. И если кто-то уверен, что у него все хорошо – я не поверю. Как только начинаешь выводить всю базу данных в систематизированный вид, сразу всплывает множество сложностей именно из-за некорректности данных. Во многих случаях персонал знает как обойти ту или иную ячейку, чтобы ее не заполнять, а для нас она может иметь огромную важность. Пришлось чистить очень много данных, а дополнительно еще закрывать «обходные пути» для сотрудников там, где они должны заполнить ровно так, как нам нужно.

Сколько времени потребовалось конечным пользователям, чтобы приступить к самостоятельной работе? 

В целом первые приложения (4 штуки) мы внедрили где-то за 2-3 месяца. Далее это уже постоянная  работа со специалистами А2 Консалтинг по Qlik Sense. Мы постоянно что-то дорабатываем: новые отчеты, аналитики или периоды. Безусловно, скорость выполнения зависит от трудоемкости приложения. Тот же блок по финансам мы внедряли около 2 месяцев. Что касается обучения, то не могу сказать, что в нем есть острая необходимость. Да сотрудники А2 Консалтинг приезжали и обучали наших специалистов по работе с системой, показывали разные «фишки», о которых ты сам и не догадаешься. Но по использованию система очень простая, все интуитивно понятно.

Какие первые результаты вы могли бы отметить?

Главное преимущество системы – это отчетность в режиме онлайн, что позволяет оперативно принимать решения. На составление отчетности мы больше не тратим время сотрудников. Мы  ранжировали  сотрудников, клиентов и поставщиков. Прогнозируем результаты работы наперед.

Повлияло ли внедрение BI-платформы на стиль менеджмента либо на скорость управленческих решений?

Да, использование системы дает тебе ответ практически на любой твой вопрос, а дальше только и остается, что принять решение.

Довольны ли вы продуктом Qlik Sense с точки зрения ИТ и бизнес-пользователя?

Только благодаря указанным преимуществам системы мы ее и внедрили

Комфортно ли вам было работать с проектной командой А2 Консалтинг?

Специалисты А2 Консалтинг – это действительно команда. По проектам за нами было закреплено несколько специалистов А2, которые реагируют на все запросы моментально. Мне очень нравится скорость обработки  запросов и не важно – это вопрос, просьба или новая разработка. Они сопровождают не только на процессе реализации, но и после завершения проекта. Мы всегда можем обратиться и сотрудники А2 Консалтинг  подключаются к нашей системе и помогают найти  решение на наш вопрос. Все четко, работают по тех. заданию, не отступая от него. Но если вы захотите внести правки, они постараются найти оптимальный способ. Всегда идут на встречу, постоянно присылают отчеты о проделанной работе, а вы со своей стороны можете контролировать, как идет процесс.

Какие планы и перспективы развития продукта, компании?

Компания развивается. С ее ростом усложняются процессы, что служит предпосылкой для дальнейшего анализа. В общей сложности с А2 Консалтинг мы сотрудничаем уже больше года и на текущий момент у нас есть продукты для внедрения и останавливаться пока мы не собираемся.

Мы благодарим Юлию Синявскую за подробные ответы на наши вопросы, в рамках обзора проекта внедрения для нашего сайта. Надеемся, данное интервью поможет вам осознанно подойти к выбору интегратора и аналитической платформы в вашей компании. 

 

 

Опции для Вас