Уникальный проект автоматизации бюджетирования и финансового планирования для крупнейшего производителя снеков в республике.
Более 22 лет компания «Онега» производит высококачественные снеки, чипсы, арахис и семечки по стандарту ISO 22000 с масштабным сбытом во всех странах СНГ. Органичным этапом роста стала потребность во внедрении комплексной сквозной автоматизации процессов планирования и бюджетирования в компании.
В качестве ИТ-продукта для решения поставленной задачи был выбран Corporate Planner, поскольку у него есть такие возможности:
- Комплексная система годовых бюджетов компании с детализацией до кост-центров и статей затрат;
- Планирование продаж с детализацией до регионов, каналов сбыта, клиентов, товарных групп, SKU;
- Планирование показателя валовый доход (Gross Margin) с детализацией до регионов, каналов сбыта, клиентов, товарных групп, SKU;
- Планирование операционных бюджетов (расходы на персонал, общепроизводственные, административные, расходы на реализацию и любые другие);
- Планирование потоков движения денежных средств (Cash Flow);
- Автоматическая интеграция с источниками данных (SAP, 1C, Excel) для загрузки фактических данных;
- Многофункциональный инструмент для системы контроллинга в компании или группе компаний, автоматический план-фактный анализ, анализ отклонений, ABC-анализ;
- Мониторинг выполнения KPI, анализ их отклонений;
- Встроенная интеграция с Qlik для построения визуализаций и дашбордов различных уровней (стратегические, тактические, операционные);
- Возможность сценарного моделирования, сравнения сценариев между собой и автоматизированный rolling forecast;
- Продукт может быть, как инструментом только финансовой службы, так и быть единым инструментом для связи годового планирования и ежемесячного/еженедельного операционного планирования по функциям (процесс S&OP).
В ходе реализации проекта консультанты А2 Консалтинг совместно с отделом продаж разработали автоматизированную схему планирования как объёмов продаж в физических измерителях, так и в денежном выражении. Благодаря этому, появился инструмент для планирования продаж на уровне не только каналов, регионов и клиентов, но и, одновременно, по группам продукции. Отдельными элементами были созданы структуры для планирования цен, доли и глубины промо продаж, что позволило вывести такой показатель, как чистые продажи.
Удобные опции редактирования и изменения вводных параметров позволяют в режиме онлайн моделировать результаты продаж. Легко можно посчитать, что принесёт уменьшение скидки на 5% по ключевым покупателям, увеличение цены на 10% для отдельного региона. Благодаря технологии in-memory все сложные расчёты происходят в оперативной памяти и нужный результат выводится в течение нескольких секунд.
Дальнейшая детализация продаж до каждого отдельного SKU позволяет получить необходимую информацию для расчёта сырьевой себестоимости. Совместно со структурами для планирования норм расхода материалов на выпуск и для планирования закупочных цен на материалы это даёт возможность вывести показатель валовой прибыли по каждому клиенту или даже по SKU. Имея такой мощный инструмент можно проверить большое количество сценариев с разными параметрами (уровень отпускных цен, скидки и другие условия, цены на сырьё и материалы и т.д.) в течение нескольких минут.
Планирование затрат организовано в детализации до кост-центров и статей затрат, что позволяет контролировать уровень расходов не только по статье в целом, но и по ответственным подразделениям. Вся система планирования взаимоувязана от показателя выручки до показателя чистой прибыли таким образом, что при изменении любого из показателей меняется итоговый финансовый результат.
С программным обеспечением Corporate Planner процесс бизнес-планирования был значительно упрощён и систематизирован по сравнению с тем, что существовало ранее, в то время как гибкость плана повысилась. Система предоставляет безопасные и надежные данные, которые теперь могут быстрее передаваться руководству в виде отчетов и аналитических записок. С помощью симуляций можно запускать и просчитывать различные сценарии, чтобы руководство могло принимать решения относительно планов на основе очень подробной информации. Благодаря программному обеспечению для управления эффективностью деятельности предприятия, разработанному компанией Corporate Planning AG, компания теперь также имеет возможность воспользоваться преимуществами предпринимательского предвидения.
Комментарий заместителя директора по экономике и финансам ГК «Онега», Усаровой Светланы Алексеевны:
«Одной из приоритетных задач при принятии решения о внедрении CP было, в первую очередь, возможность оперативного реагирования на изменения, как в ассортименте производимой продукции, так и в каналах продаж.
Необходимость такого ПО подтверждали реалии современного рынка, с которыми приходилось сталкиваться постоянно: как изменится общий валовый доход при запуске нового продукта? А если этот продукт будет производиться на существующих мощностях и заменит часть имеющихся SKU? А если новый продукт интересен экспортным покупателям, а не на внутреннем рынке, как этот факт отразиться на прибыли компании? Покупатель хочет изменить ассортимент продукции, какой вариант предложить, чтобы результат удовлетворил всех?
Для контроля за соблюдением графика внедрения, и в целях экономии средств, было принято решение разделить внедрение ПО на 3 этапа: планирование, загрузка фактических данных и расчет «план-факт», настройка отчетов по отклонениям и прочих показателей в системе.
На первом этапе реализации проекта были заполнены справочники (себестоимость, производительность линий, ассортиментный перечень, прейскурант, статьи расходов и подразделений, система скидок для покупателей, цены поставщиков и пр.) и планы продаж (в разрезе групп товаров, каналов продаж, регионов), а также накладные расходы. Результат не заставил себя ждать: при корректировке плана продаж в зависимости от канала сбыта (более 2500 покупателей) либо ассортимента (более 100 наименований) автоматически пересчитываются переменные затраты и формируется плановая маржа. Таким образом, за короткое время мы можем просчитать несколько вариантов развития событий и определить оптимальный для нас.
Нам пришлось изменить некоторые процессы внутри компании и унифицировать справочники баз данных, которыми пользуются сотрудники, для дальнейшей корректной выгрузки, и, я думаю, это не все изменения, которые нас ждут. Подготовка и настройка программы заняли некоторое время и был сформирован первый вариант бюджета. В последующем, в процессе утверждения бюджета данные изменялись и пересчет планируемых итогов производится автоматически.
Первый этап внедрения завершен, и мы уверенно двигаемся дальше.
Впереди нас ждет автоматизация расчета отклонений по ценам на материалы и производительности продукции, определение оптимального ассортиментного перечня (как по готовой продукции, так и по некоторым видам сырья), загрузки персонала и т.д. Процесс автоматизации происходит динамично и живо: настройка систем осуществляется только после ее утверждения ответственными подразделениями или руководителями. Аналитики компании A2 компетентны в области экономики и финансов (в том числе и производственных компаний), их знания и компетенции совместно с исчерпывающими знаниями возможностей CP помогают в короткие сроки находить оптимальные варианты решений для нашей компании.
В планах у компании дальнейшее развитие системы в части создания бюджета движения денежных средств, инструмента для управления эффективностью использования человеческих ресурсов на производстве, и многое другое».
О компании:
Компания «Онега» уже 22 года работает на белорусском, поставляя снековую продукцию во все страны СНГ. За эти годы компания стала крупнейшим в Беларуси производителем чипсов и снеков, а продуктовый портфель вырос до более чем 50 продуктов и 9 торговых марок, которые представлены в 5 сегментах: чипсы, сухарики, семечки, арахис, продукты быстрого приготовления и продукция для здорового питания, такие как батончики-мюсли и злаковые хлебцы. Первый завод группы компаний находится в поселке Колодищи, там выпускают чипсы, снеки. Второе предприятие расположено в Зеленом Бору, Смолевичский район, здесь делают продукцию для здорового питания.